Como alinhar compras com o planejamento financeiro?

Você sabe como alinhar compras com o planejamento financeiro? Esse conhecimento é fundamental para a eficiência operacional da sua empresa. Para isso, a área de compras deve trabalhar com um orçamento que reflita as metas financeiras estabelecidas. Isso porque um orçamento bem definido permite que a equipe faça aquisições dentro dos limites financeiros, priorizando itens que realmente agregam valor.

Afinal, como alinhar compras com o planejamento financeiro?

Em primeiro lugar é preciso analisar o histórico de gastos para a identificar padrões e a entender o que pode ser melhorado e quais as necessidades futuras. Com essas informações básicas, é possível ajustar as estratégias de compras, evitando despesas desnecessárias e alocando recursos de forma mais eficiente.

Para isso, é necessário que haja uma estreita colaboração entre os departamentos de compras e financeiro, pois ambas as equipes devem compreender as demandas do negócio e as limitações orçamentárias para que as decisões de compras sejam mais assertivas. Na escolha de fornecedores previamente homologados para que não tragam problemas para a empresa, para somente depois considerar o preço, condições de pagamento e prazos de entrega. Lembre-se de sempre optar por fornecedores com idoneidade comprovada e que ofereçam condições vantajosas para melhor gestão do fluxo de caixa.

Além disso, ter um sistema de monitoramento para acompanhar os gastos em tempo real permite identificar rapidamente qualquer desvio em relação ao planejamento financeiro. Desse modo, os ajustes necessários podem ser feitos imediatamente para manter as compras alinhadas com as metas estabelecidas. Considere as previsões de demanda e ciclos de compras no planejamento financeiro para que a empresa se prepare para variações de mercado, fazendo aquisições que suportem as operações.

Pensando desta forma, você vai entender o departamento de compras como um setor estratégico, cujo bom planejamento é essencial para o desenvolvimento e a eficiência da empresa como um todo.

Estratégias para alinhar compras com o planejamento financeiro

Confira agora as principais estratégias para alinhar compras com o planejamento financeiro:

Defina o orçamento destinado para compras

Estabelecer um orçamento é fundamental para que as compras sejam feitas dentro dos limites financeiros, proporcionar um melhor controle sobre os gastos e evitar descontrole financeiro.

Desenvolva uma política de compras

Uma política de compras clara orienta as decisões de compras e alinha os objetivos da área com as metas financeiras da empresa, estipulando limites e metas que devem ser respeitados.

Tenha um processo definido para qualificação de fornecedores

Selecionar fornecedores de forma criteriosa favorece conseguir um melhor custo-benefício e condições que se alinham às suas necessidades financeiras, evitando desperdícios. Outro ponto importante é a realização do Background Check do fornecedor para ter acesso a informações de histórico, reputação, dentre outras que podem afetar a sua empresa negativamente. Por exemplo, a equipe de compras realiza uma pesquisa detalhada, verificando referências e o histórico do fornecedor. Eles descobrem que um dos candidatos teve problemas recorrentes com a qualidade do produto e atrasos nas entregas. Logo, a equipe decide não contratar esse fornecedor. Em vez disso, optam por outro que tem uma boa reputação e já atende outras empresas do setor.

Mantenha um bom relacionamento com os fornecedores

A construção de relacionamentos sólidos é base de qualquer operação empresarial em todos os setores e não é diferente com os fornecedores, um bom relacionamento facilita as condições de aquisição, como descontos e melhores prazos de pagamento, impactando positivamente o planejamento financeiro.

Faça follow up de compras

Monitorar as compras faz com que os produtos cheguem no prazo, evitando interrupções na operação e, consequentemente, impactos financeiros negativos. Um exemplo de fazer follow up de compras é o de uma loja de eletrônicos que espera a entrega de novos smartphones. A equipe de compras acompanha o status do pedido e descobre que o fornecedor teve um atraso. Com essa informação, eles entram em contato com o fornecedor para entender o que aconteceu e buscar uma solução. Isso permite que a loja ajuste suas campanhas de marketing e avise os clientes sobre a nova data de lançamento, evitando problemas de vendas e mantendo a reputação da empresa em dia.

Determine uma periodicidade para as compras

Essa estratégia ajuda a evitar compras desnecessárias e a manter um controle melhor sobre os estoques, o que se traduz em uma gestão financeira mais eficiente.

Construa metas e indicadores de compras

Definir metas claras e mensuráveis permite que a equipe de compras acompanhe seu desempenho e faça ajustes conforme necessário, alinhando a execução das compras às expectativas financeiras.

Monitore o desempenho dos fornecedores

Avaliar o desempenho dos fornecedores ajuda a identificar oportunidades de economia e otimização de processos, contribuindo para uma melhor gestão financeira e consequente cumprimento do planejamento financeiro.

Otimize o processo se necessário

A revisão constante do planejamento de compras assegura que a empresa se adapte a mudanças no mercado, permitindo ajustes que podem melhorar a situação financeira.

Note que todas essas estratégias contribuem para um alinhamento eficaz entre a área de compras e o planejamento financeiro, promovendo uma gestão mais sustentável e eficiente dentro da organização.

Conclusão

A adoção de práticas sólidas de compras permite à empresa se adaptar rapidamente às mudanças do mercado, fortalecendo sua posição competitiva. Por isso, integrar as estratégias de compras com o planejamento financeiro é essencial para a eficiência da operação e para evitar desperdícios. Essa conexão entre as áreas é indispensável para ter resultados positivos e para um funcionamento harmonioso da organização.

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