Como fazer um bom planejamento orçamentário?

Muitas questões podem trazer dúvidas para os gestores financeiros que estão começando a exercer atividades nesse campo. Afinal, é uma grande responsabilidade cuidar de uma área tão estratégica para a empresa.

Nesse sentido, torna-se fundamental estudar e aprender mais sobre questões que são essenciais para o negócio e que estão sob responsabilidade do gestor da área de finanças. Uma dessas incumbências é a elaboração do planejamento orçamentário.

Continue lendo, saiba mais sobre o que é este documento e como ele funciona, confira quais são as boas práticas para realizar sua elaboração e entenda sobre a importância da capacitação profissional para realizá-lo. Vamos lá?

O que é o planejamento orçamentário?

O planejamento orçamentário é uma ferramenta de controle elaborada para que a organização possa ter, em um documento, todas as informações pertinentes as entradas e saídas financeiras planejadas para o próximo período. Tanto para a empresa como um todo quanto para as áreas específicas e para investimentos futuros, ele determina qual será o orçamento total para o próximo ano.

Em essência, diz respeito ao ato de planejar ganhos, despesas e investimentos que a organização terá ao longo do período estimado (normalmente entre 1 e 3 anos).

Como ele funciona?

O documento inclui quais serão as receitas e os gastos previstos, indicando os valores recebidos para pagamento de compromissos e qual será o direcionamento das quantias restantes para os diversos setores.

No geral, ele é dividido em quatro aspectos fundamentais:

1. custos — gastos relacionados com a produção e as vendas;

2. despesas — gastos relacionados com a manutenção da empresa;

3. receitas — dinheiro que se estima receber no período vigente, seja por meio da produção, de recebimentos diversos ou outros;

4. investimentos — valor a ser pago para melhorar a infraestrutura.

Ele também é subdividido em áreas, já que cada um dos setores tem uma demanda específica, portanto, terão custos, despesas, receitas e investimentos diferenciados. Isso permite otimizar as análises e atender os requisitos específicos de cada departamento individualmente.

Como exemplo, podemos imaginar que o setor de vendas terá determinadas demandas de investimento que não serão as mesmas da área de atendimento ao cliente. Assim sendo, separando por departamentos, torna-se possível atender as necessidades de todos de forma mais saudável e otimizada.

Qual é a importância do planejamento orçamentário para a empresa?

Controle financeiro é fundamental para qualquer empresa. Se na vida pessoal, caso deixemos de fazê-lo, essa situação já pode causar severos danos a nossa vida, imagine os efeitos que o descontrole pode causar na saúde financeira do empreendimento?

Por isso, o planejamento orçamentário cumpre um papel estratégico, já que contém as informações de despesas e recebimentos previstos. Como mencionado, a ele cabe direcionar os valores correspondentes para as áreas e assegurar que todas tenham suas atividades garantidas.

Por meio do planejamento orçamentário, os gestores poderão ter consciência das necessidades de cada setor e verificar se estão ocorrendo gastos desnecessários. Isso é importante para saber no que é possível economizar em caso de contenção financeira.

Além disso, é uma forma de abrir as comunicações e negociações entre setores. Muitas vezes, isso é necessário porque os valores disponíveis não permitem atender todas as solicitações, fazendo com que os gestores tenham que negociar entre si para satisfazer os anseios de todos.

Por fim, o planejamento orçamentário permite que o gestor financeiro consiga ter uma visão ampla e integrada da empresa, provendo informações relevantes para o acompanhamento da situação da organização como um todo.

Quais são as boas práticas para fazer o planejamento orçamentário?

Agora, não basta apenas realizar o planejamento orçamentário. É crucial que ele seja bem-feito, já que é o norte para diversas outras ações posteriores. Assim sendo, você deve saber quais são as melhores práticas para sua elaboração. A seguir, conheça as principais delas!

Realize reuniões para definição do orçamento

A definição de orçamento deve ser feita, impreterivelmente, com a ajuda dos gestores dos demais departamentos. Isso porque cada um deles apontará quais são as demandas, os custos e as necessidades de investimento.

Você não pode definir um valor de orçamento para cada setor sem saber disso, na medida em que correrá o risco de fazer divisões injustas e comprometer o funcionamento da empresa.

Além disso, como falamos, as reuniões são pertinentes para que os diretores negociem entre si, a fim de atender as demandas de todos e manter a companhia funcionando adequadamente.

Portanto, realize quantas reuniões forem necessárias para que os acordos sejam selados e todos saiam com o mínimo necessário para um bom funcionamento de seus setores.

Estabeleça uma data limite para fechar o planejamento orçamentário

Mesmo que sejam realizadas diversas reuniões, convém estabelecer uma data limite para entregar o planejamento orçamentário aos responsáveis pela organização.

Assim, informe aos diretores sobre a necessidade de selarem os acordos até o deadline definido por você. É preciso que todos tenham essa consciência para que agilizem o envio de dados acerca das necessidades dos departamentos, cheguem a um consenso mais rapidamente e seja possível elaborar um documento eficaz para a saúde financeira do negócio.

Considere dados anteriores e faça benchmarking

Caso seja a primeira vez que vai elaborar um planejamento orçamentário, é fundamental conferir os dados anteriores e realizar a prática de benchmarking — observar como concorrentes diretos e indiretos realizam o procedimento.

Assim você encontrará os parâmetros utilizados por quem está mais habituado a trabalhar com isso, verificará qual é o padrão de rentabilidade da organização e identificará brechas para corte de gastos e melhor direcionamento das verbas, permitindo uma organização mais otimizada das finanças da empresa.

Defina métricas e monitore resultados

O processo de planejamento orçamentário não para no final da elaboração do documento. É preciso também definir métricas e monitorar os resultados mês a mês. No geral, podem ocorrer situações atípicas que exijam remanejamento das finanças.

Além disso, é preciso manter o controle por todo o ano, a fim de verificar se não há qualquer tipo de descontrole financeiro que possa causar prejuízos para a empresa.

Qual é a relevância da capacitação profissional nesse contexto?

Além de ter consciência das boas práticas a serem realizadas para a elaboração do planejamento orçamentário, é essencial se dedicar à atualização dos seus conhecimentos por meio de capacitação profissional.

Quanto mais você dominar os temas concernentes à área de planejamento e gestão financeira, melhor conseguirá definir estratégias eficientes para a alocação de finanças, de forma a impulsionar o crescimento da empresa.

Por isso, siga a dica: não pare de estudar. Você conseguirá potencializar os resultados por meio de técnicas diversificadas e aplicar os novos conhecimentos no seu trabalho.

O planejamento orçamentário é fundamental para o funcionamento do negócio. Afinal, caso falte verba para qualquer um dos departamentos, toda a cadeia produtiva fica comprometida. Portanto, capacitar-se para fazer o planejamento orçamentário na melhor forma possível também passa a ser crucial.

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